Правила оформления авансового отчета

Оформление авансового отчета при загранкомандировке и учет командировочных правила оформления авансового отчета в налоговом учете - Оформление авансового отчета при загранкомандировке и учет командировочных расходов в налоговом учете Составляем авансовый отчет Вернувшись из командировки, работник должен в течение 3 рабочих дней под вашим чутким руководством заполнить авансовый отчет форма N АО-1 об израсходованных в командировке деньгах. Прежде чем отдать авансовый отчет руководителю другому уполномоченному лицу на утверждение, вам нужно: правила оформления авансового отчета проверить отчет на предмет его правильного заполнения, а также арифметических ошибок; - убедиться, что указанные в отчете оправдательные документы действительно к нему приложены и все они составлены должным правила оформления авансового отчета. Что должно прилагаться к авансовому отчету Вот документы, которые должны быть приложены к авансовому отчету Пункт 26 Положения : - командировочное удостоверение по форме N Т-10 при командировках в страны СНГ, с которыми есть соглашения о том, что в загранпаспорте не делаются пограничные отметки Пункт 15 Положения либо копии страниц загранпаспорта работника с отметками о пересечении границы; - документы, подтверждающие затраты на проезд. При этом если покупался электронный авиа- или железнодорожный билет, то подтверждающими документами могут быть распечатка маршрут-квитанции билета и посадочный талон, а также документы об оплате билета кассовый чек либо чеки платежного терминала, банковская выписка ; - документы, подтверждающие расходы на проживание счет, чеки об оплате ; - документы, подтверждающие другие расходы если они имели место : на оформление визы и медстраховки, на оплату постельного белья в поезде, перевеса багажа, представительских услуг, почтовых расходов, услуг связи и т. Для удобства можно взять несколько листов чистой бумаги, озаглавить каждый по виду расходов к примеру, "Транспортные расходы", "Гостиничные расходы", "Иные расходы" и приклеить на них соответствующие расходные документы. А вот на что работник потратил выданные ему суточные, неважно. Никакими чеками, квитанциями и другими подобными документами это подтверждать не нужно. Прилагать к авансовому отчету бланк служебного задания для направления в командировку форма N Т-10а с заполненным разд. Что делать, если "первичка" на иностранном языке Логично предположить, что часть документов, подтверждающих расходы в загранкомандировке, будет составлена на иностранном языке. Контролирующие органы считают, что нужно на отдельном листе сделать построчный перевод таких документов на русский язык - либо своими силами, либо обратившись в бюро переводов. Для авиабилетов и других перевозочных документов, выписанных на иностранном языке, Минфин требует переводить лишь реквизиты, необходимые для признания прибыльных расходов Перевод информации, не имеющей существенного значения для подтверждения расходов например, условий применения тарифа, правил авиаперевозки, правил перевозки багажаделать не обязательно. А вот по мнению ФНС, необходимости в переводе электронного авиабилета на русский язык вообще нет. Ведь такой авиабилет - это унифицированная международная форма документа. Поэтому большинство реквизитов билета заполняется в соответствии с Единым международным кодификатором. Однако к отсутствию перевода других подтверждающих документов кроме авиабилетовнапример счетов из правила оформления авансового отчета или за аренду машины либо услуги такси, налоговики наверняка будут придираться, упирая на то, что невозможно установить целевой характер произведенных расходов. И скорее всего, они не упустят случая доначислить вашей компании налог на прибыль, а также пени и штрафы. Но есть шансы отбиться от налоговых претензий в суде. Некоторые суды, разбирая подобные дела, справедливо отмечали, что: - правила оформления авансового отчета НК РФ не установлена обязанность налогоплательщика переводить документы, составленные на иностранном языке; - налоговому органу ничто не мешает воспользоваться своим правом на приостановление налоговой проверки для перевода документов на русский язык. Совет Дабы не будить в налоговиках зверя, документы на иностранном языке лучше все-таки перевести на русский язык. Тем более что сделать перевод может и ваш сотрудник, владеющий нужным иностранным языком, если это входит в круг его должностных обязанностей. Если же вы обратитесь за переводом правила оформления авансового отчета специализированную организацию, то затраты на перевод можно учесть в прочих расходах. Рассчитываемся с работником Итак, авансовый отчет утвержден руководителем. И вы видите, что правила оформления авансового отчета работник израсходовал выданный ему аванс не полностью или не подтвердил какие-то затраты первичными документами. В этом случае он должен вернуть неизрасходованную сумму в кассу по приходному кассовому ордеру. Если работник в срок, отведенный для окончательного расчета по выданному ему авансу 3 рабочих дня Пункт 11 Порядкане вернет неиспользованный остаток, вы можете удержать эту сумму из его зарплаты Статья 137 ТК РФ. Для этого нужно, чтобы Статья 248 ТК РФ : - в течение месяца со дня окончания 3-дневного срока руководитель издал письменное распоряжение о взыскании с работника неизрасходованной суммы; правила оформления авансового отчета работник дал письменное согласие на удержание этой суммы из зарплаты, если она превышает его средний месячный заработок. В том случае, когда в командировке работник израсходовал больше денег, чем ему было выдано, сумму перерасхода нужно ему возместить. Желательно сделать это не позднее ближайшей правила оформления авансового отчета ему зарплаты. Учитываем командировочные расходы Как признаются основные расходы по командировке для целей налогообложения, для наглядности мы покажем в таблице. Вид расходов Налог на прибыль НДФЛ Страховые взносы в ПФР, ФСС, ФОМС и ТФОМС Суточные в размерах, предусмотренных локальным нормативным актом, коллективным договором Полностью учитываются в расходах Не удерживается с сумм, не превышающих: или 700 руб. Если суточные выплачивались в большем размере, то сверхнормативные суммы облагаются НДФЛ Правила оформления авансового отчета начисляются Суточные за день приезда из загранкомандировки в Россию должны выплачиваться по норме, установленной для командировок по России в рублях. И даже если в положении о правила оформления авансового отчета, принятом в вашей фирме, правила оформления авансового отчета, что суточные за последний день командировки выплачиваются в той же сумме, что и за все дни загранкомандировки например, 2500 руб. Если суточные выплачивались в валюте, то, чтобы для целей исчисления НДФЛ сравнить сумму суточных с установленным рублевым нормативом, нужно пересчитать их в рубли по официальному курсу валюты, действовавшему на дату выплаты суточных а не на дату утверждения авансового отчета Расходы на проезд: - к месту командировки и обратно в том числе бизнес- классом или в вагонах СВ ; - к аэропорту, вокзалу, пристани в том числе на такси и обратно Учитываются в расходах без ограничений Не удерживается Не начисляются Расходы по найму жилого помещения - при наличии подтверждающих документов Учитываются в расходах без ограничений Не удерживается со всей суммы "гостиничной" оплаты. Если подтверждающих документов нет, то НДФЛ облагаются суммы правила оформления авансового отчета или 700 руб. Если подтверждающих документов нет, то возмещаемая сотруднику сумма не облагается взносами в пределах норм, установленных в локальном нормативном акте. Если такие нормы вы не установили, то срочно дополните свое положение о командировках порядком возмещения работникам неподтвержденных расходов, чтобы избежать уплаты взносов на обслуживание в барах, ресторанах, в номере, а также плата за пользование рекреационно- оздоровительными объектами например, фитнес-залом, сауной и т. Расходы на оформление и выдачу виз, загранпаспортов, ваучеров, приглашений и т. Учитываются в расходах без ограничений Не удерживается Не начисляются Оплата услуг связи Оплата услуг VIP-залов залов повышенной комфортности аэропортов Обосновать расходы на оплату VIP-залов можно, например, так: обслуживание в VIP-зале обеспечивает доступ к телефонной иным видам связи, а также доступ в Интернет, что позволяет командированному сотруднику оперативно решать правила оформления авансового отчета задачи, требующие его участия "Командировочный" НДС И в завершение - несколько слов об НДС по командировочным расходам. Некоторые правила оформления авансового отчета приобретают билеты через специализированные агентства, которые выставляют счет-фактуру с НДС. При этом правила оформления авансового отчета самих билетах НДС не выделен Пункт 7 ст. Минфин говорит, что в такой ситуации при наличии счета-фактуры никаких препятствий для вычета нет. Однако случается, что налоговики отказывают в вычете налога. По их мнению, вычет НДС по расходам на проезд к месту командировки и обратно возможен только на основании проездного документа билетав котором НДС выделен отдельной строкой, поскольку этого требует Постановление N 914. И организациям приходится искать правды в судах, которые встают на их сторону. Чтобы в описанной ситуации не нарываться на конфликт с налоговиками, можно попросту не "светить" выставленный вам счет-фактуру, а стоимость приобретенных билетов списать целиком на расходы.